Vergaderruimtes en boekingen

De kiosk is een tablet bij de receptie met een vaste Doory-pagina. Bezoekers checken daar zelf in en gasten boeken er met hun persoonlijke toegangscode een vergaderruimte. Hoe je de kiosk koppelt, lees je in De kiosk instellen.

Wie kan wat

• Operator Admin: Ruimtes aanmaken en bewerken, tarieven vastleggen, boeken namens een bedrijf, boekingen wijzigen en annuleren, boeken boven de capaciteit van een ruimte, de instellingen van de module aanpassen
• Operator Contributor: Boeken namens een bedrijf, boekingen wijzigen en annuleren. Ruimtes en tarieven alleen bekijken
• Security admin: De instellingen van de module aanpassen
• Platform owner: Alles, ook de module aan- of uitzetten voor een gebouw
• Beheerder: Boeken, alle boekingen van het eigen bedrijf zien, eigen boekingen verzetten en annuleren
• Gast: Boeken, eigen boekingen zien, verzetten en annuleren

Waar vind je het

• Ruimte toevoegen en instellen: Doory Admin
• Ruimte boeken: Doory Admin (namens een bedrijf), Doory webportal, Doory App, kiosk (met toegangscode)
• Wekelijkse reeks boeken: Doory Admin, Doory webportal, Doory App
• Boeking verzetten: Doory Admin, Doory webportal, Doory App
• Boeking annuleren: Doory Admin, Doory webportal, Doory App
• Gasten toevoegen aan een boeking: Doory Admin, Doory webportal, Doory App
• Catering bij een boeking: Doory Admin, Doory webportal, Doory App
• Externe verhuur via de website: Doory Admin, kiosk (via Reserve)

• Doory Admin: Space › Meeting Rooms
• Doory webportal: Book a space › Rooms en Book a space › My bookings
• Doory App: tab Bookings of Rooms in de snelbalk op Home
• Kiosk: I work here op het startscherm

Catering zie je alleen als het gebouw de module Catering gebruikt.

Aanzetten en instellen

De Platform owner zet de module aan of uit. Ga voor de instellingen naar Settings › Policy per module › Meeting Rooms en klik na een wijziging op Save policy.

• Pricing model: Credits (tegoed per bedrijf, meerverbruik in euro's) of Price per booking (een prijslijst in euro's per ruimte). Standaard: Credits.
• New model applies to bookings from: Datum waarop een nieuw prijsmodel ingaat. Boekingen die eerder starten houden het oude model. Leeg betekent direct. Standaard: Leeg.
• VAT on guest prices: Btw-percentage bij een prijs per boeking. Standaard: 21%.
• Free cancellation window: Tot hoeveel minuten voor de start een gast gratis annuleert. Standaard: 30 minuten.
• Guests see the whole company: Gasten zien alle boekingen van hun bedrijf, niet alleen hun eigen. Een beheerder ziet altijd het hele bedrijf. Standaard: Uit.

Kies je voor prijzen per boeking, dan toont Doory welke ruimtes nog geen prijs hebben. Gasten kunnen die ruimtes vanaf de ingangsdatum niet boeken tot ze een prijs hebben.

Prijzen per uur, per halve dag, per hele dag of per persoon stel je per ruimte in. Zie Een vergaderruimte toevoegen en instellen.

Samenhang met andere modules

• Bezoekers: gasten die iemand in het Doory webportal aan een boeking toevoegt, staan direct als bezoeker aangemeld bij de receptie. Zie Bezoekers en kiosk.
• Toegang: met iLOQ en toegang tot vergaderruimtes aan heeft de boeker toegang tot de ruimte tijdens de boeking.
• Facturatie: credits boven het tegoed en boekingen met een prijs gaan mee in de maandafsluiting.
• Kantoren: een leeg kantoor kun je per uur verhuren als vergaderruimte. Een huurovereenkomst op dat kantoor gaat altijd voor.
• Catering: staat de module aan, dan bestelt een gast lunch of drinken bij een boeking. Het operations team ziet de bestelling bij de boeking.
• Externe verhuur: bezoekers zonder account boeken via een pagina op je eigen website. Daar komt een apart artikel over.

Taken

• Een vergaderruimte toevoegen en instellen (Operator Admin)
• Een ruimte boeken namens een bedrijf (operations team)
• Een boeking wijzigen of annuleren (operations team)
• Een vergaderruimte boeken (gasten)
• Een boeking verzetten of annuleren (gasten)

Veelgestelde vragen

Tot wanneer kan een gast gratis annuleren? Standaard tot 30 minuten voor de start. Daarna kost de boeking toch credits of wordt hij in rekening gebracht. De grens stel je in bij Free cancellation window.

Kan een gast boeken als de credits op zijn? Ja. De Doory App en het Doory webportal melden dat de boeking het tegoed overschrijdt. Het meerverbruik komt bij de maandafsluiting op de factuur.

Waarom kan een gast een boeking niet verzetten? Een boeking met een afwijkende prijs of afwijkende credits verzet alleen het operations team. In het Doory webportal kan een gast ook een boeking uit een reeks of een boeking die het operations team heeft gemaakt niet verzetten. In de Doory App kan dat wel, per keer.

Ziet een gast de boekingen van collega's? Standaard niet. Zet Guests see the whole company aan voor het hele gebouw of stel het per bedrijf in onder What guests see op de pagina van het bedrijf.

Wat gebeurt er als twee boekingen overlappen? De tweede boeking wordt geweigerd. Een gepubliceerd evenement in de ruimte blokkeert ook. Een ruimtemededeling blokkeert niets.

Kan een ruimte voller geboekt worden dan de capaciteit? Gasten niet. Boekt het operations team voor meer mensen dan er in de ruimte passen, dan krijgt het een waarschuwing. Alleen een Operator Admin kan dan toch boeken.

Wijzigingen

• 3 november 2026: bijgewerkt naar de nieuwe woordenlijst en de laatste versie van Doory. Nieuwe rollen in Doory Admin, Engelse labels in alle kanalen, catering bij boekingen, capaciteit bewaakt, tarieven ook door Operator Admin.
• 26 oktober 2026: eerste versie.