Een vergaderruimte boeken

Voordat je begint

• Je hebt een account bij het gebouw.
• Je ziet hoeveel credits je bedrijf deze maand over heeft of wat de ruimte kost. Dat verschilt per gebouw.

In het Doory webportal

Ga naar: Book a space › Rooms of Book a room op Home

1. Kies een dag. Een dag verder weg kies je met Other date.
2. Kies bij Starting at de begintijd en daarnaast hoe lang je de ruimte nodig hebt.
3. Vul bij People in met hoeveel mensen je bent. Je ziet alleen ruimtes waar je met dat aantal in past. Heeft een ruimte een prijs per persoon, dan bepaalt dit aantal ook de prijs.
4. Kies een ruimte die Available is. Bij een bezette ruimte zie je met Free at wanneer die weer vrij is.
5. Klik op Next step.

1. Kies bij Repeat weekly of het een eenmalige boeking is (Once) of een reeks van 4, 8 of 12 weken.
2. Voeg bij Guests eventueel gasten toe met naam en e-mailadres en klik op Add.
3. Gebruikt je gebouw catering, klik dan eventueel op Add lunch or drinks en kies wat je wilt.
4. Controleer de Costs en klik op Confirm booking.

Je ziet Booked. De boeking staat onder My bookings.

In de Doory App

Ga naar: Bookings › + Room of Rooms op Home

1. Kies bij Date een dag en bij Start time een tijd.
2. Kies de Duration.
3. Tik bij Available rooms op een ruimte.
4. Heeft de ruimte een prijs per persoon, vul dan bij Attendees het aantal personen in.
5. Kies bij Repeat Once of Weekly. Bij Weekly kies je hoe vaak (Occurrences) en om de hoeveel weken (Every).
6. Vul bij Guests (optional) eventueel e-mailadressen in.
7. Gebruikt je gebouw catering, tik dan eventueel op Add lunch or drinks.
8. Tik op Review booking en daarna op Confirm booking.

Je ziet Booking confirmed. De boeking staat in de tab Bookings en op Home onder Coming up.

Bij de kiosk

1. Tik op het startscherm op I work here.
2. Vul je persoonlijke toegangscode van vijf cijfers in of tik op Scan QR en houd de QR-code voor de camera.
3. Heb je nog geen toegangscode, tik dan bij I don't have an access code op Get code. Vul je e-mailadres in en tik op Email my access code and QR code. Je krijgt de code per e-mail.
4. Kies de dag, de begintijd, de eindtijd en de ruimte.
5. Tik op Confirm booking.

Wat er daarna gebeurt

• Je krijgt een bevestiging met een agenda-uitnodiging.
• Gasten met een e-mailadres krijgen een agenda-uitnodiging per e-mail.
• In het Doory webportal worden gasten ook direct als bezoeker aangemeld bij de receptie, als het gebouw de module Visitors gebruikt. In de Doory App gebeurt dat niet. Meld ze dan apart aan met + Register a guest op de pagina van de boeking.
• Heb je catering besteld, dan is die direct bevestigd of wacht hij op goedkeuring van de beheerder van je bedrijf. Je krijgt een bericht zodra hij is bevestigd.
• De boeking kost credits of wordt gefactureerd, afhankelijk van het gebouw.

Goed om te weten

• In de Doory App boek je tussen 09:00 en 17:30, tot 14 dagen vooruit en voor 30 minuten tot 4 uur.
• Bij een weekreeks in de Doory App moeten alle keren vrij zijn. Is één keer bezet, dan wordt er niets geboekt.
• Catering voeg je bij een weekreeks per boeking toe, achteraf onder My bookings of op de pagina van de boeking in de Doory App.
• Zijn je credits op, dan kun je toch boeken. Je ziet een melding dat het extra verbruik apart in rekening wordt gebracht.
• Bij een wekelijkse reeks verwacht de receptie je gasten alleen de eerste keer.
• Is een ruimte op dat moment al geboekt, dan staat hij niet als beschikbaar in de lijst.

Zie ook

• Een boeking verzetten of annuleren
• Een bezoeker aanmelden