Een ruimte boeken namens een bedrijf
Gebruik dit als een gast belt of aan de balie vraagt om een ruimte of voor een vaste wekelijkse vergadering.
- Voor
- Operator Admin, Operator Contributor, Platform owner
- Waar
- Doory Admin
Voordat je begint
- Het bedrijf staat in Doory en heeft dit gebouw als hoofdgebouw.
In Doory Admin
Ga naar: Space › Meeting Rooms
- Kies de dag met de knoppen links en rechts van de datum of met Go to Today. Laat de weergave op Daily staan.
- Klik in de rij van de ruimte op een vrij tijdvak. Het venster Book Meeting Room opent.
- Kies bij Company het bedrijf.
- Kies onder Meeting Attendees de deelnemers en de Primary attendee (access holder). Die persoon krijgt toegang tot de ruimte.
- Vul bij Guests eventueel e-mailadressen in van mensen zonder account.
- Controleer onder Meeting Time de Start Time en End Time.
- Werkt je gebouw met prijzen, controleer dan de Guest price. Heeft de ruimte een prijs per persoon, vul dan het Number of attendees in.
- Voor een vaste vergadering: vink Make this a recurring meeting aan en kies bij Repeat every hoe vaak.
- Klik op Create Booking.
Je kunt ook boeken vanaf het Dashboard. Klik in de kaart Meeting rooms — right now op een vrij uur.
Wat er daarna gebeurt
- De gast voor wie je boekt krijgt een bevestiging met een agenda-uitnodiging. Met Sync with Outlook Calendar komt de boeking direct in de Outlook-agenda.
- Die gast krijgt ook een pushmelding in de Doory App dat er een ruimte voor hem is geboekt.
- Gasten bij Guests krijgen een agenda-uitnodiging per e-mail.
- De boeking kost credits of komt als regel op de factuur, afhankelijk van het prijsmodel van het gebouw.
Goed om te weten
- Create as room announcement zet een ruimtemededeling in de ruimte zonder de ruimte te blokkeren of credits te kosten.
- Boek je voor meer mensen dan er in de ruimte passen, dan krijg je een waarschuwing. Alleen een Operator Admin kan dan toch boeken.
- Bij een reeks slaat Doory weken over waarin de ruimte al bezet is. Een reeks loopt tot het einde van de huurovereenkomst van het bedrijf of anders een jaar.
- Vink External company aan voor een bedrijf dat geen overeenkomst met het gebouw heeft. Een reeks voor een extern bedrijf heeft altijd een einddatum nodig.
- Alle reeksen in het gebouw zie je via Recurring.
- Gebruikt je gebouw catering, dan voeg je die toe nadat de boeking er staat. Klik op de boeking en vul het blok Catering in.