Storingen afhandelen

Voordat je begint

• Je hebt de rol Operator Admin of Platform owner. Met Operator Contributor kun je storingen bekijken, maar niet reageren of de status wijzigen.

Het bord

Ga naar: Guests › Issues

Bovenaan staan Open requests, Oldest waiting (hoe lang de oudste storing al wacht), In progress en Resolved. Daaronder staat het Issue board met drie kolommen: New, In progress en Resolved.

• Een kaart toont het nummer, de tekst van de storing, de verdieping en plek, het bedrijf en hoe lang de storing open staat. Na 24 uur wordt dat oranje, na 48 uur rood.
• Een storing die je nog niet hebt gelezen, nieuw of met een nieuwe reactie van de gast, krijgt het label New reply.
• Sleep een kaart naar In progress of Resolved om de status te wijzigen. Een storing terugzetten naar New doe je op de pagina van de storing.
• Zoek met Search requests, people… op tekst, e-mailadres of bedrijf.

Een storing behandelen

Klik op een kaart.

1. Lees de storing en bekijk eventuele foto's. Klik op een foto om die groot te zien.
2. Schrijf onderaan een reactie bij Type your message... en klik op Send. Met Photos stuur je zelf een foto mee.
3. Zet bij Status de status op In Progress zodra iemand ermee bezig is.
4. Is het opgelost, klik dan bovenaan op Close issue of rechts op Close request.

Rechts onder Reporting guest zie je wie de storing meldde en bij welk bedrijf. Onder Issue context staan de plek, wanneer de storing binnenkwam en wanneer die voor het laatst is bijgewerkt. Staat de module Team aan, dan zie je daar ook Priority, Fix by, Supplier en Repair guide.

Met de module Team: Repairs

Ga naar: Team › Repairs

Hier staan dezelfde storingen als een lijst van wat gerepareerd moet worden. Klik op een rij om rechts de details te openen.

1. Kies bij Priority hoe dringend het is: Urgent, High, Normal of Low.
2. Vul bij Fix by in wanneer het klaar moet zijn. Is die datum voorbij, dan staat de reparatie op Overdue.
3. Vul bij Supplier de leverancier in als een externe partij het oplost.
4. Kies bij Guide from the knowledge base een handleiding, als het team het zelf kan oplossen. De stappen staan dan onder How to fix.
5. Klik op Save.

Met Open issue → ga je naar de storing zelf, voor het gesprek met de gast.

Wat er daarna gebeurt

• De gast krijgt bij elke reactie een melding in het Doory webportal en een pushmelding in de Doory App.
• Wijzig je de status op de storing zelf of op het bord, dan krijgt de gast een melding en een e-mail in de eigen taal. In het gesprek verschijnt een regel.
• Een gesloten storing open je opnieuw met Reopen of Reopen request. De status gaat dan terug naar Pending.

Goed om te weten

• Elk bericht in het gesprek is zichtbaar voor de gast. Er zijn geen interne notities.
• Wijzig je de status onder Team › Repairs, bijvoorbeeld met Mark fixed, dan krijgt de gast geen melding, geen e-mail en geen regel in het gesprek. Wil je dat de gast het weet, sluit de storing dan op de storing zelf.
• Je kunt geen storing aanmaken namens een gast.
• De storingen van één bedrijf zie je ook op de pagina van het bedrijf, onder Operations en onder Usage & activity › Issues.
• Nieuwe storingen en reacties gaan naar iedereen van het operations team die in dit gebouw storingen mag afhandelen.

Zie ook

• Een storing melden
• Storingen