Een vergaderruimte toevoegen en instellen
Zo staat een nieuwe ruimte klaar om te boeken, met de juiste capaciteit, kleur, voorzieningen en prijs.
- Voor
- Operator Admin, Platform owner
- Waar
- Doory Admin
Voordat je begint
- De module Meeting Rooms staat aan voor je gebouw.
- Ruimtes toevoegen en wijzigen doet een Operator Admin. Een Operator Contributor kan ruimtes alleen bekijken.
- Kijk onder Settings › Policy per module › Meeting Rooms of je gebouw met credits of met prijzen per boeking werkt. De velden voor de prijs volgen die keuze.
Een ruimte toevoegen
Ga naar: Space › Meeting Rooms › Edit rooms
- Klik op Edit rooms. Je ziet alle ruimtes van het gebouw in Meeting Room Inventory.
- Klik op Add Room.
- Vul Name en Capacity in.
- Vul het starttarief in. Werkt je gebouw met credits, dan vul je Initial Price/Hour (€) en Initial Credits/Hour in. Werkt je gebouw met prijzen, dan vul je onder Guest price list de Hourly price in en eventueel een blok voor een Half day of Full day.
- Kies eventueel een Colour. Die kleur zie je terug in het dag- en weekoverzicht.
- Vul Location, Description en een Image in als je die hebt.
- Klik op Create Room.
De ruimte verder instellen
Klik in Meeting Room Inventory op de kaart van de ruimte. Je komt op de pagina van de ruimte.
- Upload een foto met Upload. Gasten zien die foto in het Doory webportal en de Doory App.
- Kies onder Room Information de verdieping bij Existing Floor.
- Vink bij Amenities aan wat er in de ruimte staat: TV (screen to present on) en Whiteboard / flip chart. Alleen aangevinkte voorzieningen zien het operations team en gasten bij het boeken.
- Klik op Save changes.
Een tarief vastleggen
Tarieven leg je vast als interval met een ingangsdatum. Zo kun je een prijswijziging vooruit inplannen.
- Scrol naar Rate History en klik op Add rate interval.
- Werkt je gebouw met credits, vul dan bij de stap Credits het aantal Credits per hour in.
- Werkt je gebouw met prijzen, vul dan bij de stap Guest prices de Hourly price in. Voeg eventueel met Add een blok toe voor een Half day of Full day en vink Per person aan als de prijs per persoon geldt.
- Klik op Continue en vul bij External prices de prijzen voor externe verhuur in, als je die gebruikt.
- Klik op Continue. Kies bij Effective from de ingangsdatum en bij Duration of het tarief geldt tot je het wijzigt (Until changed) of tot een vaste datum (Fixed end).
- Klik op Save interval.
Elk interval krijgt de status Current, Scheduled of Past.
Wat er daarna gebeurt
- De ruimte staat direct in het overzicht Meeting Rooms en is te boeken in het Doory webportal, de Doory App en bij de kiosk.
- Werkt je gebouw met prijzen en heeft de ruimte nog geen prijs, dan meldt Doory dat. De ruimte krijgt het label No price en gasten kunnen haar niet boeken tot er een prijs is.
- Een nieuw tarief geldt voor boekingen die starten op of na Effective from.
Goed om te weten
- Een blok voor een halve of hele dag hangt af van de duur, niet van de starttijd. Elke boeking van dat aantal uur kan het blok gebruiken en een boeking kost nooit meer dan een blok dat de duur dekt.
- Gaat je gebouw op een later moment over op een ander prijsmodel, dan staat er een melding bovenaan. De velden volgen dan al het nieuwe model. Boekingen die eerder starten houden het oude.
- Een leeg kantoor maak je boekbaar op de pagina van dat kantoor, met Available for bookings. Op de pagina van de ruimte staat dan Office as meeting room.
- Een ruimte verwijderen kan niet vanuit Doory Admin.