Je team beheren

Voordat je begint

• Je bent beheerder van je bedrijf. Dat regelt het operations team. Zie je Company niet in het menu, vraag het dan aan het operations team.

In het Doory webportal

Ga naar: Company, met Overview, Team, Contracts & billing en Settings

Overview toont onder Needs attention wat op je wacht, zoals serviceaanvragen om goed te keuren en verlopen uitnodigingen. Daarnaast zie je hoeveel gasten actief zijn, wie tekenbevoegde is, hoeveel uitnodigingen openstaan en je tegoed of verbruik voor vergaderruimtes.

Een collega uitnodigen

1. Ga naar Team.
2. Vul onder Invite someone het e-mailadres in.
3. Klik op Send invite. Je collega krijgt een e-mail.

Staat je collega al in Doory zonder account, klik dan op Invite someone from the guest list en kies Invite of Copy link. Met Copy link stuur je de uitnodiging zelf door, bijvoorbeeld via een chatbericht. Onder Pending invitations verstuur je een uitnodiging opnieuw met Resend.

Een collega wijzigen of verwijderen

Klik onder Guests op een collega. Er opent een paneel:

• Bij Job title pas je de functie aan en klik je op Save.
• Bij Account kies je Deactivate: je collega kan tijdelijk niet inloggen. Met Reactivate zet je dat terug. Heeft je collega nog geen account, dan staat hier Invite to the portal of Resend invite en Copy invite link.
• Met Remove visitor haal je je collega uit het bedrijf. Bevestig met Yes, remove. De boekingen blijven in het logboek en de toegang stopt direct.

Tekenbevoegden, contactpersonen en zichtbaarheid

Ga naar Settings.

• What guests see: kies per onderdeel (vergaderruimtes, bezoekers, serviceaanvragen, gym) of gasten alleen hun eigen zaken zien, alles van het bedrijf of de instelling van het gebouw volgen.
• Company's authorised signatories: vink aan wie services en overeenkomsten mag goedkeuren en klik op Save authorised signatories. Voor iemand die nog geen gast is gebruik je Change authorised signatory, met een kopie van een identiteitsbewijs. Het operations team beoordeelt die aanvraag.
• Primary contacts: kies wie de receptie als eerste belt en klik op Save primary contacts. Kies er minstens twee.

Gebruikt je gebouw de gastdirectory, dan staat hier ook Reception instructions: wat de receptie doet met telefoon, bezoekers, post en pakketten voor je bedrijf.

In de Doory App

Ga naar: tab met de naam van je gebouw › blok Company › Manage team

1. Vul onder Invite a teammate een e-mailadres in en tik op Invite.
2. Tik op een collega om de Job title te wijzigen, je collega Point of contact te maken of tik bij Signer op Request signer change.
3. Tik op Manage account om het account te deactiveren met Deactivate account, een uitnodiging opnieuw te versturen met Resend invitation of je collega te verwijderen met Remove from company.

Met de tegels in het blok Company spring je direct naar een gefilterde lijst, bijvoorbeeld alle tekenbevoegden. Onder Needs attention zie je wat op je wacht.

Wat er daarna gebeurt

• Een uitnodiging is zeven dagen geldig. Je ziet in het Doory webportal wanneer die is verlopen en kunt hem opnieuw versturen.
• Een collega die je deactiveert of verwijdert, krijgt daar geen e-mail over.
• Een aanvraag voor een nieuwe tekenbevoegde zie je onder Recent authorised signatory requests tot het operations team die heeft beoordeeld.

Goed om te weten

• Je nodigt collega's altijd uit als gast. Een nieuwe beheerder wijst het operations team aan. Een beheerder die je deactiveert en weer activeert, komt terug als gast.
• In de Doory App wijs je een tekenbevoegde aan via een aanvraag die het operations team beoordeelt, met een foto van een identiteitsbewijs. In het Doory webportal vink je bestaande gasten direct aan.
• Een link kopiëren en instellen wat gasten zien kan alleen in het Doory webportal.
• Is het aantal werkplekken in je overeenkomst bereikt, dan kun je pas iemand uitnodigen als je eerst een ander deactiveert.
• In de Doory App kun je je eigen account niet deactiveren.

Zie ook

• Je profiel en wachtwoord
• Services goedkeuren en tekenen