Een bedrijf toevoegen en inrichten
Leg een nieuw bedrijf vast met de gegevens die je nodig hebt voor boekingen, facturen en toegang.
- Voor
- Operator Admin, Finance, Platform owner
- Waar
- Doory Admin
Een bedrijf toevoegen
Ga naar: Guests › Companies › + Add company
Kies in het menu wat het bedrijf afneemt, bijvoorbeeld Office, ROZ lease of Virtual office. Je maakt eerst het bedrijf aan; de overeenkomst voeg je daarna toe op de pagina van het bedrijf.
- Vul de Company Name in.
- Werkt je gebouw met credits, kies dan het Credit Type: Monthly (resets each month) of One-time (total credits). Vul het aantal credits in en het Overage Rate (€ per credit) voor verbruik boven het tegoed. Bij maandelijkse credits kun je ook Emergency Credits (one-time buffer) aanzetten.
- Huurt het bedrijf rechtstreeks van de gebouweigenaar, vink dan onder Tenancy ROZ lease aan en vul eventueel de Location (optional) in, bijvoorbeeld "3e verdieping".
- Vul onder Compliance details het KvK- en btw-nummer in als je die hebt. Je kunt ook een UBO-uittreksel en een logo toevoegen.
- Klik op Create Company.
Heb je al een huurovereenkomst als pdf, dan maakt Create from contract het bedrijf aan op basis van dat contract.
Het bedrijf inrichten
Klik in het overzicht op een bedrijf. Rechts opent een zijpaneel met de belangrijkste gegevens. Klik op Open full profile → voor de hele pagina.
Bovenaan staan de naam, het soort klant, de units en het KvK- en btw-nummer. Rechtsboven staan Add guest, New agreement en het menu More actions (⋯). Links kies je een onderdeel: Overview, Agreements, People, Usage & activity, Finance, Operations, Communication & notes en Settings.
Tekenbevoegden, contactpersonen en facturatie
Ga naar People. In de kaart Contacts staan drie blokken:
- Authorised signatory: kies wie mag tekenen voor services en overeenkomsten.
- Contact: kies de contactpersonen die de receptie als eerste belt.
- Billing: vul het e-mailadres in waar facturen naartoe gaan. Met Request vraag je het bedrijf om zijn facturatiegegevens.
Klik bij elk blok op Add of Edit. Dezelfde kaart staat ook op Overview.
Onder People staan ook alle gasten van het bedrijf, met hun rol en of ze een account hebben. Zie Een gast toevoegen en uitnodigen.
Credits
Ga naar Finance › Credits. Daar stel je de Credit type, het aantal credits, de Emergency pool en de Overage price in. Rekent je gebouw vergaderruimtes per boeking af, dan zie je daar het verbruik in plaats van credits.
Instellingen van het bedrijf
Ga naar Settings.
- Profile & compliance: KvK-nummer, btw-nummer en UBO-uittreksel.
- Tenancy: ROZ lease en Location.
- WiFi: netwerknaam, gebruikersnaam en wachtwoord van het bedrijf. Met Include in welcome email komen ze in de welkomstmail aan een gast.
- What guests see: per module of gasten alleen hun eigen boekingen, bezoekers en serviceaanvragen zien of alles van het bedrijf. Kies Follow the building, Only their own of Everything of the company.
Goed om te weten
- De kolom Space in het overzicht toont per bedrijf wat het huurt: unitnummers of labels als ROZ, Dedicated desk, Membership, Virtual office en Day pass.
- Met de tegels bovenaan filter je snel, bijvoorbeeld Missing data voor bedrijven zonder KvK-nummer, e-mailadres voor facturen of debiteur in de boekhouding. De tab Needs attention toont bedrijven met iets open.
- Credits en het e-mailadres voor facturen wijzigen vraagt financiële rechten. Zonder die rechten zie je de velden wel, maar lukt opslaan niet.
- Een bedrijf verwijderen kan alleen de Platform owner. Gebruik anders Schedule deactivation…. Zie Een gast of bedrijf deactiveren.